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              [實施ITSS] 第3階段 部署實施階段

                本階段將對需求分析及規劃設計階段所確定的各種策略、方針和計劃,按照一定的規范、使用有效的方法和工具,進行落實和執行,交付符合實施ITSS目標的服務或產品。

               1、 落實管理層職責

                組織管理層的支持是實施ITSS的關鍵成功因素之一,需清晰的定義管理層對實施ITSS需要提供的支持。管理層人員包括組織中各種資源的所有者與決策者。為落實管理層職責,應向所有干系人傳達ITSS實施的必要性和重要性,使其盡早指派實施階段的執行負責人,并給予資金、人員的支持,同時做好項目控制工作,針對現有問題和解決方案提供組織級的協調和支持。

                2、 落實資金管理

                ITSS項目部署實施依賴于有效的資金管理,在不超過預算的前提下按計劃投入資金以保證整個階段中各活動的順利進行。

                費用估算:主要實現有效預估完成ITSS實施每個活動所需的費用。主要依據環境因素、組織過程資產、項目范圍、工作分解結構、項目管理計劃等來進行估算。

                費用預算:將實施過程中所有活動的估算費用進行匯總,并制定的資金使用計劃作為費用預算的基準。主要依據工作結構分解、各活動的估算費用、進度計劃等。

                費用落實:在ITSS實施中每個活動啟動之前從管理層獲得批準并落實所需費用以保障活動的順利執行。項目負責人需要對管理層匯報已完成活動與費用使用信息、是否超支與超支應對措施,以及即將啟動活動、活動預算費用。

                費用控制:將實施ITSS的總體費用控制在預算范圍內,控制的主要依據是費用基準、工作績效信息、批準的費用變更請求、項目管理計劃等。費用控制的內容包括:跟蹤和比較部署實施階段中各活動的實際費用與費用基準的偏差;分析偏差原因,采取優化措施在后續活動中減少偏差;根據項目管理計劃采取應對措施控制費用超支;推動并管理管理層批準費用基準變更。

                3、 組建和管理實施團隊

                實施ITSS需要由具備工作能力且高效率的項目團隊成員執行并按照預先的期望完成所有相關活動,主要包括以下工作:

                團隊組建:團隊的組建包括制定人員配備計劃、確定組織結構、實施團隊組建等主要步驟。需根據組織特征、項目特征確定項目組織結構;確定角色和職責,準確、清晰的定義各角色之間的工作邊界;考慮角色之間的代理及備份,避免人員退出導致的不利影響;優先根據角色和職責從組織內部選取匹配程度最高的候選人。

                團隊建設:以有效的管理方法激勵和提高ITSS項目團隊成員的工作積極性和團隊協作精神,從而達到提高團隊整體績效的目的,包括:團隊培訓、團隊活動、制定高效的工作規則、制定團隊激勵機制等。

                團隊管理:跟蹤團隊成員的工作績效、處理團隊成員內部問題,保證團隊成員符合團隊組建預期。成功的團隊管理方法通常包括觀察與溝通、績效考核、沖突管理等。通常,涉及到的團隊成員包括但不限于:需方、供方、咨詢機構、監理機構、外部供應商、運營商、認證團隊等,團隊管理者通常由需方指派。

                4、 確定流程/規范

                細化規劃設計階段的流程/規范設計,建立一套完整、可用的標準與規范,作為約束ITSS實施的質量。包括以下工作:

                流程/規范的建立:確定流程/規范的各個活動及相互關系、執行人、內容、邊界和條件;可參照組織現有流程或規范,按“套用——執行——優化”原則進行迭代漸進式的建立;可使用工作結構分解方法進行活動的有效分解。

                流程/規范的發布:以有效的方式公開、準確地發布給相關干系人,通過培訓讓相關干系人理解并適應新的流程/規范。

                流程/規范的執行:獲得管理層的支持,收集相關干系人對流程/規范的反饋,作為后續階段的處理依據;建立和執行適用的考核計劃,以激勵相關干系人對執行流程/規范的積極性;選取有效的執行方式保證流程與規范的執行,通常采取從上到下的驅動;執行的力度需要統一、公平、公正,避免因人而異導致的消極影響;與績效等考核措施的結合,有利于激勵相關干系人。

                流程/規范的控制:跟蹤和比較執行階段的反饋與預期目標的偏差,分析偏差原因,采取有效的應對措施盡量降低偏差;對于執行階段導致的偏差,強化實施力度;對于流程與規范的不合理,遵循變更管理原則執行變更流程。

                5、 建立軟件平臺

                流程與規范建立后需有針對性的建立軟件平臺,利用軟件技術的嚴格計算屬性,保證流程與規范的嚴格執行和提高整體實施效率。主要包括以下步驟:

                軟件平臺采購:按照需要實施的流程規范的特征,采購需要的軟件平臺。

                軟件平臺部署:按照需要實施的流程與規范的特征,結合組織特征,對軟件平臺完成配置,管理供方的平臺部署工作,對部署過程中暴露的與流程規范的不符合之處按照變更管理方法進行處理。

                軟件平臺使用:軟件平臺部署完成后進入測試或試運行環節,經過審計驗收,正式投入使用,為ITSS項目部署實施提供運營服務。

                軟件平臺變更:按照變更管理流程,對軟件平臺進行變更操作,以適應流程規范。

               6、 采購外部資源

                除了各種內部資源以外,需引入各種外部資源,能夠有效的降低項目總體成本、優化項目進度、提高項目質量,為ITSS實施帶來良好的促進作用。外部資源包括:

                外部咨詢機構:主要依據ITSS中的《信息技術服務咨詢設計 第1部分:通用要求》,引進專業的外部咨詢機構。

                外部供應商:部署實施階段中所使用到的各種設備、方法、工具、數據等,有的可直接購買外部供應商的成熟產品,并在組織中進行使用。

               7、 遵循項目管理方法

                ITSS項目部署實施作為一個項目,同樣需要遵循基本的項目管理知識體系。利用成熟的項目管理知識體系指導和應用于ITSS項目部署實施階段,提高此階段的效率和質量??捎玫降捻椖抗芾碇R領域包括但不限于范圍管理、風險管理、溝通管理等。

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              本文作者:深圳市思譽企業管理咨詢有限公司

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